Коли наш бухгалтер уперше показав мені річні витрати на брендовий спецодяг, я подумав, що в таблиці помилка. Сума перевищувала 420 000 грн на рік для компанії, де працює 41 людина. Ми не купували преміальні бренди для фотосесій. Не видавали працівникам щось екзотичне. Звичайний робочий одяг для технічного персоналу, будівельників і сервісників. Але цифра виглядала непристойно. Моя перша реакція була типовою для директора. Треба урізати бюджет. Добре, що я не зробив це по-дурному.
Чому ми спочатку економили абсолютно неправильно
Наш старий підхід виглядав знайомо багатьом компаніям. Коли комусь потрібен новий комплект костюма робочого для виробництва, менеджер просто замовляє черговий варіант. Без системи. Без аналізу. Без розуміння, чому один одяг живе довше, а інший вмирає за кілька місяців.
Я попросив підняти статистику за рік. Картина була цікава. Частина комплектів замінювалася вже через 4–6 місяців, хоча нормальний робочий ресурс мав бути суттєво довшим. Причина виявилася банальною. Ми дивилися на стартову ціну, а не на вартість використання.
Комплект за 1700 грн, який живе пів року, це зовсім не те саме, що комплект за 2500 грн, який працює рік або більше.
Яке рішення дало найбільшу економію
Парадокс у тому, що ми не почали купувати найдешевше. Ми почали купувати розумніше.
Перше, що я зробив, це розділив працівників за сценаріями використання. Раніше однаковий спецодяг міг отримувати і монтажник, який щодня працює на колінах, і людина з набагато спокійнішим навантаженням. Це була помилка. Ми створили просту логіку закупівлі. Для важкої експлуатації один тип комплектів. Для середнього навантаження інший. Для легших задач третій. Уже це саме по собі дало помітний ефект.
Як ми прибрали приховані втрати
Потім вилізли дрібниці, які в сумі коштували дуже дорого. Частина одягу купувалася хаотично маленькими партіями. Частина моделей зникала з продажу, і доводилося знову шукати аналоги. Десь ми переплачували через термінові замовлення. Я просто прибрав хаос. Що змінилося: звели закупівлі в систему, скоротили спонтанні замовлення, перестали ганятися за випадковими акціями, почали дивитися на повторюваність моделей.
За внутрішнім аналізом близько 18% наших витрат раніше формував звичайний управлінський безлад, а не реальна потреба.
Чому комфорт теж виявився фінансовим фактором
Один майстер сказав мені дуже правильну річ. Якщо одяг незручний, люди починають його берегти дивним способом, носити неохоче або просити заміну швидше. Я раніше недооцінював цей момент.
Після переходу на моделі з кращим кроєм і логічнішою конструкцією кількість скарг помітно впала. А разом із цим скоротилися й незаплановані заявки.
Який результат спецодягу для закупівлі ми отримали
Через рік цифри були дуже показовими. Було понад 420 000 грн витрат. Стало близько 295 000 грн.
Економія вийшла трохи більше 30 %, але без переходу на відверто дешевий сегмент. Навпаки, частина позицій навіть стала якіснішою. Саме тоді я зрозумів, що економія в закупівлях не означає купити дешевше. Вона означає перестати робити дурниці системно.
У підсумку ми зупинилися на роботі з ТОВ ЄВРОЗІЗ, бо там логіка співпраці виявилася близькою до нашої. Не просто продати комплект, а підібрати рішення, яке не почне жерти бюджет через кілька місяців.