Правила составления служебных записок

В пределах одной компании или предприятия могут происходить различные рядовые события, которые характеризуют ее деятельность. Между руководящим звеном и подчиненными происходит обмен служебной информацией, которая предоставляется в виде различной документации. Чаще всего используются служебные записки. Служебную записку можно назвать внутренним деловым письмом, основным назначением которой является обмен служебной информацией среди работников одного предприятия. Необходимо знать, как написать служебную записку грамотно, чтобы учесть все требования.

Служебные записки, как правило, составляются работниками или руководителями подразделений на имя руководителя предприятия или другого подразделения. Служебная записка, таким образом, обеспечивает необходимую связь между объектами управления по горизонтали. Содержание служебных записок чаще всего отражает вопросы, которые касаются материально-технического, информационного или хозяйственного обеспечения. Обычно служебные записки содержат какую-либо определенную просьбу, рациональное предложение или любую другую служебную информацию.

По своей форме и структуре служебная записка во многом повторяет докладную или объяснительную записку. Должны быть учтены все реквизиты: «шапка», наименование, номер и дата составления, заголовок к тесту и текст документа, должность составившего документ и его личная подпись. Как правило, любые служебные документы, которые сопровождают работу предприятия, составляются на обычном формате или оформляется в электронном виде. Можно использовать готовые шаблоны служебных записок, которые предлагаются на всевозможных сайтах в сети Интернет. Имея готовый бланк служебной записки, можно избежать неточной при составлении документа.