В процесі освоєння азів закупівель необхідно вибрати найбільш підходящі для вашої компанії процедури і форми організації. Якщо звернутися до досвіду державного сектора, то можна побачити, що основними формами регламентованих закупівель для державних і муніципальних потреб є конкурси. Трохи рідше використовуються торги і запити котирувань. Докладніше про цих формах ми поговоримо в наступних розділах, а поки коротко можу пояснити, що конкурс — це досить клопітка заняття, пов'язане з серйозним документообігом і значними організаційними витратами. Крім того, правильність проведення конкурсів регулюється законами України, а також система Prozorro, детальну інформацію про неї можна знайти на сайті http://tender.uub.com.ua/tender/shcho-take-prozorro тому прояв фантазії і самодіяльність загрожують тяжкими наслідками.
Що стосується запиту котирувань, то це набагато більш прийнятний спосіб. Він полягає в розсилці запитів певного кола постачальників з метою отримання від них пропозицій на поставку товару. Комерційні організації, які займаються закупівлями на регулярній основі, використовують і конкурси, і запити котирувань, тільки в дещо спрощеній і адаптованій формі, що часом змінює ці процедури до невпізнання. Те, що по суті є конкурсами, комерційні закупівельники зазвичай називають «тендерами» і проводять їх так, як спаде їм у голову, або так, як скаже керівництво компанії. Запит котирувань найчастіше носить форму усних запитів, або, простіше кажучи, перетворюється в обзвон потенційних постачальників з проханням зробити пропозицію про поставку товару.
Перший час процес тендерів або запиту котирувань протікає досить сумбурно. Однак із часом практично кожен закупник напрацьовує свою «базу» надійних постачальників, що відповідають формату його компанії, до яких при виникненні певної потреби звертається в першу чергу. Саме у постійних постачальників в першу чергу запрошуються пропозиції на товар, уточнюються ціни поточних пропозицій, щоб шляхом порівняння і додаткових переговорів зробити вдалий вибір.
У будь-якому випадку варіантів не так багато, і, почавши закупівельну діяльність, ви обов'язково отримаєте можливість вивчити їх все на
практиці.